Kuinka monta kertaa olet kuullut, että joku kertoo olevansa projektipäällikkö sellaisessa tai tällaisessa kehittämisprojektissa? Entä kuinka monta kertaa olit kuullut kyseisestä projektista ennen tämän kuulemista? Ja jos olit kuullut projektista, kuinka usein tiesit siitä jotain muuta kuin nimen? Jos vertailemme näiden kysymysten tuloksia, väitän että lukumäärät kutistuvat eksponentiaalisesti, elleivät saavuta nollaa jo toisen kysymyksen kohdalla.
Valitettavan usein hankkeet suunnitellaan siten, ettei hankeviestintään kohdisteta tarpeeksi aikaa ja rahaa. Tehdään tietysti tärkeitä asioita, mutta ollaan piilossa maailmalta, jolloin vain harvat pääsee kuulemaan niistä. Pahimmillaan julkisen rahoituksen hankkeissa tämä johtaa siihen, että suuri yleisö ajattelee, että tässä nyt hassataan yhteiskunnan varoja kaiken maailman humpuukiprojekteihin.
Viestintävoimaa Keuruulla
Joskus hankkeet onnistuvat erinomaisesti. Iloisena esimerkkinä voidaan mainita Keuruun Kylävoimaa-hanke, joka toteutettiin 2012–2014. Olen monilta suunnilta kuullut, että hanke onnistui niin hyvin hankkeen vetäjän Kirsi Heiskasen ansiosta. Joku sanoi, että se johtui Kirsin sosiaalisista taidoista ja että hän tuli projektiin kylätoiminnan ”ulkopuolelta”, jolloin kylien väliset jännitteet eivät päässeet häiritsemään toteutusta. Minä väitän, että Kirsin tausta markkinointiviestinnän yrittäjänä oli yksi hankkeen onnistumisen avaintekijöistä.
Jo melko varhain Kylävoimaa-hankkeen budjettiin lisättiin varoja markkinointiin ja ilmoituksiin, koska tarve huomattiin. Hanke hyödynsi tasapainoisesti niin puskaradiota, paikallislehteä kuin internetiäkin. Kylävoimaa-hankkeella oli oma blogi, oma Facebook-sivu ja Keuruun kylille tilattiin nettisivut ostopalveluna ammattitaitoiselta mainostoimistolta. Kylät saatiin aktivoitua mukaan ja hanke oli menestys. Keuruun kylien sivuja pääsee katsomaan täältä.
Ajattele laatikon ulkopuolella
Harvalla hankkeella on hankehenkilöstön keskuudessa vuosien kokemusta viestinnästä, markkinoinnista ja verkkoteknologiasta. Useimmiten henkilöt rekrytoidaan heidän hankkeeseen liittyvän asiaosaamisensa takia. Yleensä kustannustehokkaimmat ratkaisut löytyvät, kun henkilön osaaminen ja tehtävät kohtaavat. Tämä tarkoittaa, että jokaisen projektin osa-alueen hoitaa se henkilö, jolla on siihen parhaat valmiudet.
Hankkeen viestintää voidaankin parantaa suunnittelemalla se yhdessä ammattilaisen kanssa. Suunnittelun lisäksi hankeviestinnän toteutuksesta voidaan ulkoistaa osia, kuten esimerkiksi Keuruulla oli tehty nettisivujen pystytyksen kanssa, tai viestintä ja tiedotus voidaan antaa kokonaan muiden hoidettavaksi aina sosiaalista mediaa ja mediasuhteita myöten. Ulkoistuksen tai kumppanuuden myötä hanketyöntekijöiltä säästyy kallisarvoista aikaa varsinaisiin hanketöihin.
Ulkoistaminen ei kuitenkaan sovi ihan kaikkiin hankkeisiin. Esimerkiksi jos hankkeen sisältö vaatii erittäin spesifiä asiantuntemusta tai hanke etenee sellaisella vauhdilla, että vain projektipäällikkö pysyy kyydissä. Näissäkin tilanteissa voidaan kuitenkin sparraamalla helpottaa projektihenkilöstön työtaakkaa.
Yhteisöagentti auttaa mielellään yhdistyksiä ja muita hanketoimijoita heidän viestintähaasteidensa kanssa. Suunnitellaan yhdessä, miten hankkeesta viestitään aina viestinnän kohderyhmien valinnasta kustannustehokkaiden viestintäkanavien ja -alustojen valintaan. Yhteisöagentti suosittelee avoimen lähdekoodin ratkaisuja – aina ei kannata tilata markkinointitoimistolta sitä kaikenkattavaa maksullista julkaisualustaa, vaan nettisivujen toteutukseen riittää esimerkiksi ilmainen WordPress-ohjelmisto. Yhteisöagentti hoitaa tarvittaessa nettisivujen suunnittelun ja toteutuksen, sosiaalisen median kanavat ja perinteisetkin mediat. Voit itse huokaista helpotuksesta. Ja sen jälkeen jatkaa työskentelyä hankkeesi parissa.
